Bekommt man von seinem Vorgesetzten die Aufgabe „Musik für ein Event“ zu organisieren oder plant selbst eine Veranstaltung, gibt es einige Punkte die man beachten sollte, bevor man eine Band bucht.

Auswahl der passenden Band

Neben der passenden Location und einem tollen Catering ist die Musikauswahl ein weiteres wichtiges Kriterium für eine erfolgreiche Veranstaltung. Buchen Sie nicht aufgrund eines günstigen Preises, überzeugen Sie sich immer zuerst von der Qualität der Band. Der erste Eindruck auf der Webseite, ein Video oder ein Live-Auftritt helfen Ihnen dabei eine gute Erstauswahl zu treffen. Sie sollten sich auf jeden Fall selbst ein eigenes Bild machen. Die Reaktionszeit bei einer Anfrage sagt schon sehr viel über die Servicequalität und die Professionalität einer Band aus.

Musikrichtung

Sie sollten sich gut überlegen, welche Art von Musik bei Ihrer Veranstaltung Sinn macht und aus welchem Musikgenre die Musiker kommen sollten. Eine Rockband passt wohl weniger auf einen Galaabend und umgekehrt ist eine Blasmusikkapelle nicht ideal für eine Party-Veranstaltung. Am wichtigsten ist aber, dass die Musik schlussendlich gut beim Publikum ankommt. Denn nur so gibt es am Ende positive Resonanz von Ihren zufriedenen Gästen. Um den musikalischen Auftritt mit der Band zu planen, sollten Sie auch die Songauswahl und die Repertoirliste mit der Band besprechen.

„Für uns ist es wichtig, dass klar ist, welchen Beitrag die Band fürs große Ganze leisten soll. Sollen wir eine  Performance abliefern, bei der die Musik im Mittelpunkt steht, oder stimmungsvolle Hintergrundmusik zur Umrahmung spielen?“ – Musik-Duo Flickentanz & Käferböck

Flickentanz & Käferbock - Foto: Dominik Matyas

Songauswahl

Sofern es nicht um Hintergrundmusik geht, sollten Sie mit der Band insbesondere dann eine gemeinsame Songauswahl durchführen, wenn die Band allgemein bekannte Lieder covern oder beispielsweise Weihnachtslieder auf einer Weihnachtsfeier spielen soll. Hier ist es hilfreich mit der Band das Repertoire und die jeweiligen Songs abzustimmen, gegebenenfalls auch eine Reihenfolge festlegen und die Spieldauer samt der notwendigen Pausen zu definieren. Es gibt einerseites Bands, die nur ein Set mit 50min. spielen und andererseites welche, die durch eine lange Ballnacht spielen.

Equipment und Anforderungen der Band

Neben den technischen Voraussetzungen wie Kanalliste für das Mischpult, Bühnenplan oder Equipmentliste ist auch die Beschallungsanlage und die Lichttechnik von großer Bedeutung. Klären Sie daher immer ab, ob es einen Techniker vor Ort gibt oder ob die Band einen eigenen Tontechniker mitbringt. Professionelle Bands vertrauen auf ihren eigenen Techniker und bringen diesen oft mit. Dieser wird in den Angeboten von den Kosten her meist extra berücksichtigt. Sparen Sie nicht bei der Technik. Sie trägt maßgeblich zur Qualität Ihrer ausgewählten Musik bei. Bringen Sie in Erfahrung welches Eqipment die Band benötigt und informieren Sie sich auch über den Hospitality Rider. Verwöhnen Sie Ihre Musiker bei Ihrem Event :-)!

„Wenn Technik da ist, ist der Soundcheck in kürzester Zeit erledigt“ – Sängerin Rachelle Jeanty

Rachelle Jeanty

Zeitpunkt der Buchung

Je mehr Vorlaufzeit Sie für Ihr Event haben desto besser. Das heißt nicht, dass Sie über ein Jahr im Voraus buchen sollen, aber die erste Anfrage für eine Weihnachtsfeier darf ruhig schon im Frühjahr rausgehen, damit vor dem Sommer die Fixzusage und die Buchung unter Dach und Fach ist. Wenn Sie sich bestimmte Songs von der Band wünschen, die die Band extra für Sie proben soll, braucht es ein wenig mehr an Vorlaufzeit. In der Regel sind Sie zeitlich gut dran, wenn Sie sich 3-6 Monate vor der geplanten Veranstaltung nach einer Band umschauen. So ersparen Sie sich außerdem Stress und verfallen wenige Wochen vor dem Event nicht in Panik, wenn Ihre Wunschband nicht mehr verfügbar ist.

Vertrag

Definieren Sie die genaue Spielzeit am Veranstaltungstag mit der Band ab. Besprechen Sie auch gewünschte Zugaben und die Pausen. Beachten Sie auch spezielle Wünsche und Anforderungen der Band, wie zum Beispiel Übernachtungs- oder Fahrtkosten. Das Essen und die Getränke der Musiker kommt auch zum Kostenaufwand  des Veranstalters dazu. Sind die finanziellen und organisatorischen Rahmenbedingungen abgeklärt, sollten Sie das Ganze noch schriftlich festhalten. Meist bekommen Sie einen Vertrag von den Musikern bzw. von den Agenturen dahinter, die Ihnen alle vereinbarten Eckdaten nochmals zusammenfassen. Es gibt Musiker, die gerne die Gage nach dem Auftritt in bar erhalten. Die meisten Bands jedoch stellen Ihnen nach der Veranstaltung ihre Gage in Rechnung. Ein Ausbezahlen der Gage im Vorfeld ist unüblich, eine Anzahlung, die meist sogleich die Stornogebühr bei einer Absage sein kann, ist hingegen sehr oft der Fall.

„Als Künstler sind mir im Laufe der Jahre viele Menschen und Auftritts-Situationen begegnet. Und am besten in Erinnerung sind mir jene Erlebnisse, wo von Anfang an die gegenseitige Wertschätzung und Unterstützung im Vordergrund stand. Denn nur gemeinsam können wir unvergessliche Momente schaffen.“ – Musik-Kabarettist Thomas Franz Riegler

Thomas Franz-Riegler

Fazit

Mit den oben genannten Punkten sollte Ihrem Event mit der passenden Band nichts mehr im Wege stehen. Überlegen Sie sich gut, welche Band Sie buchen. Vertrauen Sie auf Empfehlungen und lassen Sie sich von Agenturen beraten, die in dem Musiksegment, das Sie ausgewählt haben, tätig sind.

„Music can change the world because it can change the people“ – Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihr nächstes Event!

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